年度末ですね。今年は子どもの入学入園がなく進級のみなので比較的穏やかな気持ちで3月を迎えています。……と言いたいところですが、やはり年度末は忙しい！ 保育園、学校などから続々と書類が届き、必要事項の記入に追われているのが実状です。プリント数枚にびっしり書き込むのは、まぁ大変。毎年のことなので少しでもラクにできないかな？ そう思って、わが家では次の対策を取り入れています。
書類記入の「見本」をつくる
役所などで書類を記入する際は、見本を確認しながら必要事項を書き込みます。見本のあり／なしでは書類記入の難易度が大違い。悩まずに記入ができるよう、わが家も書類記入の「見本」としてこちらの２つを準備しました。
- 記入済み書類は写真に残す
- 家族情報はデータ化する
1｜記入済み書類は写真に残す
年度が変わる度に提出する学童や保育園の継続書類。毎回同じフォーマットなので、記入済みの書類を写真に撮り、翌年のために残しています。
書類を書くときは、スマホで写真を見ながら内容を転記。「誕生日って平成何年？」とか「実家の住所って何だっけ？」など、度忘れしても一旦手を止めて調べなくてすむため、記入がサクサク捗ります。
２｜家族情報はデータ化する
書類記入の見本写真がない場合、データ化した家族情報をスマホで確認しています。わが家では、この家族情報データはNotionで作成。
(Notion画面。左側タブをクリックするとデータが開きます)
マイナンバー、誕生日（西暦、和暦）、会社名、住所、連絡先etc…。これまで書類記入の際に調べたことはその都度追加して、内容を充実させてきました。今ではほぼNotionの家族データを見るだけで、大抵の書類の記入事項を埋めることができます。
データ化はひと手間なのですが、後々の書類書きで大いに役立ちます。Notionなら、スマホが変わっても、パソコンからでも同じデータにアクセスできるので長期間管理しやすいかなぁと感じています。
さいごに
年度末は、手書き書類の山に「早く！デジタル化！！」と盛大に愚痴るのがもはや恒例行事となったわが家です。でもまぁ、未来の自分が少しでもラクできるよう、今年も書類を記入した後にせっせと写真を撮りたいと思います。書類記入の「見本」はあるとないとでは大違いなので！